VU BrandBookVU BrandBookControleer voor gebruik van een foto in een communicatie-uiting (buiten én binnen de VU!) altijd eerst of het auteursrecht en portretrecht geregeld zijn. Deze informatie vind je in beeldbanken bij de beeldkenmerken/beeldbeschrijving van de foto.
Van de beelden die je direct van het internet downloadt, zijn de gebruikersrechten moeilijk of niet te achterhalen. Als je die beelden gebruikt, loop je het risico dat je een schadeclaim ontvangt voor het zonder toestemming gebruiken van een foto. Dat risico is groot, een bedrijf als Getty Images is constant bezig met het zoeken naar foto’s die zonder toestemming gebruikt zijn. Als er een foto gevonden wordt volgt er een forse claim. Je moet daarom altijd toestemming hebben van de eigenaar!
De eigenaar/maker van de foto moet schriftelijk toestemming geven voor gebruik. Zonder schriftelijke toestemming mag je de foto niet kopiëren, verspreiden of publiceren. Beeldbanken (betaald) hebben afspraken met de auteurs (fotografen) over de vergoeding, termijn en het gebruiksrecht.
Op de foto afgebeelde personen moeten toestemming hebben gegeven om de foto te gebruiken voor communicatiedoeleinden. Het gebruik van een portret mag namelijk niet zomaar: hiervoor geldt het portretrecht. Een portret betekent overigens niet alleen maar een foto van het gezicht. Als iemand herkenbaar op de foto staat, is de foto een portret, dus bijvoorbeeld ook als iemand langsloopt. Een foto van drommen studenten die op de campus aankomen valt hier niet onder. Het kan een schemergebied zijn. Op het moment dat de fotograaf inzoomt op deze groep en studenten herkenbaar in beeld brengt, kunnen zij zich weer beroepen op het portretrecht. De fotograaf moet hier altijd alert op zijn, daarom werken we met modellen.
In de beeldbank van de VU Toolbox staan ongeveer 700 beelden die je vrij kunt gebruiken, zonder dat je nog toestemming moet vragen. Zowel het auteursrecht als het portretrecht is geregeld. Gebruik buiten de VU is niet toegestaan dus ook niet voor privégebruik.
Er staan ook ongeveer 5.000 beelden in ‘met rechten’. Vraag voor het gebruik van deze foto’s eerst toestemming via de VU Designstudio. Voordat de foto gebruikt kan worden moet namelijk eerst aan de opdrachtgever (faculteit, dienst) toestemming worden gevraagd voor gebruik voor andere VU-doeleinden. Daarnaast kan het ook voorkomen dat het portretrecht niet voor alle toepassingen geregeld is.
Auteursrecht is door de beeldbanken goed geregeld. Let op: het portretrecht is niet altijd geregeld. Check daarom bij de beeldkenmerken of er een ‘model release-verklaring’ (toestemmingsverklaring) is. Als er geen model release-verklaring is, moet je dit eerst via het stockbureau aanvragen.
Bijna iedere beeldbank maakt onderscheid tussen commercieel gebruik en redactioneel gebruik van het beeld. Foto’s waarbij ‘Uitsluitend voor redactioneel gebruik’ staat, mag je niet voor commerciële, corporate, promotie-, advertentie-, reclame-, of merchandisingdoeleinden gebruiken.
Let op: opleidingsbeelden en wervende beelden vallen onder de categorie commercieel gebruik.
Redactionele fotografie gebruik je alleen voor beschrijvende doeleinden zoals nieuwsverslaggeving, discussie over actuele gebeurtenissen of andere humaninterest-onderwerpen (bijvoorbeeld in een blog, studieboek, kranten- of tijdschriftartikel).
De VU Designstudio heeft afspraken met VU-fotografen over vergoedingen, waarvoor en hoe lang de foto’s gebruikt mogen worden. Als je zelf een fotograaf inschakelt, zorg dat je hierover afspraken maakt.
Mensen/modellen die meewerken aan een fotoshoot moeten altijd uitdrukkelijk toestemming geven door een model release-verklaring in te vullen. Hiermee geven modellen toestemming om gefotografeerd te worden en stemmen ze in met het gebruik van de foto’s. Ook voor portretten van medewerkers/onderzoekers/docenten wordt een dergelijke verklaring ingevuld. Zo dek je de rechten voor het gebruik van de foto goed af.
Foto’s worden in opdracht van Communicatie & Marketing gemaakt en onder begeleiding van een medewerker van Communicatie & Marketing. Daarnaast is voor fotografie op de VU-campus altijd toestemming nodig van de FCO Servicedesk. Meer informatie hierover en het toestemmingsformulier van FCO vind je hier. Als er binnen gefotografeerd wordt in specifieke, faculteit gebonden ruimtes, dan is er ook toestemming van de betreffende gebruiker nodig. De fotograaf/ videograaf moet het toestemmingsformulier van FCO altijd uitgeprint bij zich hebben, de beveiliging kan hierom vragen.
Mensen/modellen die meewerken aan een fotoshoot moeten altijd uitdrukkelijk toestemming geven door een model release-verklaring in te vullen. Hiermee geven modellen toestemming om gefotografeerd te worden en stemmen ze in met het gebruik van de foto’s. Ook voor portretten van medewerkers/onderzoekers/docenten wordt een dergelijke verklaring ingevuld. Zo dek je de rechten voor het gebruik van de foto goed af.
Deze fotocredits kun je op verschillende manieren opnemen in je communicatiemiddel. In een brochure voeg je de naam fotograaf toe aan het colofon. Is er geen colofon dan plaats je de naam van de fotograaf in een fotobijschrift onder het beeld of in de lopende tekst bij het beeld.
Fotocredits op vu.nl vermeld je door een lijst met fotocredits te sturen naar vu.nl@vu.nl. De namen worden dan in het algemene webcolofon opgenomen.
Contact
Bij vragen over het juiste gebruik van foto’s neem je contact op met de VU Designstudio.